So sieht eine Ausgabe aus.

Eine Konzipientin übernimmt eine Liegenschaftsübertragung innerhalb einer Familie. Sie weiß aus einer Besprechung: So einen Fall hatte die Kanzlei schon einmal, mit einer durchdachten Konstruktion aus gemischter Schenkung und Vorbehaltsfruchtgenuss. Was fehlt, ist der Akt. Der Kollege von damals ist in Karenz, die Ablage kennt drei mögliche Aktenbezeichnungen, und die Suche kostet einen halben Nachmittag.

Was ein durchsuchbares Wissenssystem hier leisten kann: Es findet den Vermerk von damals über die inhaltliche Frage statt über den Aktennamen und nennt Dokument, Seite und Datum. Die Konzipientin liest die damalige Begründung im Original und arbeitet auf einer geprüften Grundlage weiter.

Wo die Grenze liegt: Ob die damalige Konstruktion heute noch die richtige ist, beurteilt kein System. Der Rechtsstand kann sich geändert haben, der Sachverhalt weicht in Details ab. Die Kontrolle bleibt daher zweistufig: Fundstelle im Original öffnen und den heutigen Rechtsstand gesondert prüfen. KI ersetzt hier keine juristische Beurteilung, sie verkürzt den Weg zu den eigenen Unterlagen.

Am 2. August 2026 werden die Transparenzpflichten des Artikels 50 der KI-Verordnung anwendbar. Praktisch relevant für Kanzleien: Wer Personen mit einem KI-System interagieren lässt, etwa über einen Chat-Assistenten auf der Kanzlei-Website, muss erkennbar machen, dass eine KI antwortet. Bestimmte KI-erzeugte Inhalte sind als solche zu kennzeichnen.

Die strengeren Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden nach dem Digital-Omnibus-Paket der Kommission nach derzeitigem Stand auf Ende 2027 verschoben. Für den typischen Kanzleieinsatz, also Recherche- und Wissenswerkzeuge, gelten die Hochrisiko-Kategorien ohnehin in aller Regel nicht. Die Pflicht zur KI-Kompetenz der Mitarbeiter nach Artikel 4 ist bereits seit Februar 2025 anwendbar.

Was daraus folgt: Erstellen Sie eine kurze Übersicht, welche KI-Werkzeuge in der Kanzlei tatsächlich im Einsatz sind, auch die inoffiziellen. Ohne diese Übersicht lässt sich keine der Pflichten sinnvoll zuordnen.

Eine einzige interne Regel fängt den größten Teil des KI-Risikos im Kanzleialltag ab: Keine KI-Antwort wird weiterverwendet, bevor die genannte Quelle geöffnet und gelesen wurde. Ohne Quelle gilt die Antwort als Vermutung.

So führen Sie die Regel ein: Erstens schriftlich festhalten, ein Absatz genügt. Zweitens in der nächsten Teambesprechung an einem echten Beispiel zeigen, wie eine überzeugende, aber falsche KI-Antwort aussieht. Drittens einmal im Quartal stichprobenartig prüfen, ob die Regel gelebt wird. Der Aufwand liegt bei einer halben Stunde, der Effekt hält an, unabhängig davon, welches KI-Werkzeug die Kanzlei verwendet.