KI-Anbieter für Kanzleien vergleichen: die zwölf Fragen vor der Auswahl
KI-Angebote für Kanzleien lassen sich nicht über Funktionslisten vergleichen, weil dort alle Anbieter dasselbe schreiben. Vergleichbar werden sie über zwölf Fragen in drei Gruppen: vier zu den Daten, also wohin sie fließen und wem sie gehören, vier zur Antwortqualität, also ob jede Aussage eine Fundstelle trägt, und vier zum Anbieter selbst, also wer im Ernstfall erreichbar und ersetzbar ist. Stellen Sie diese Fragen schriftlich, dann bekommen Sie Antworten, die man nebeneinanderlegen kann.
Dieser Beitrag listet die zwölf Fragen mit dem jeweiligen Prüfmaßstab: was eine gute Antwort enthält und woran Sie eine ausweichende erkennen. Er nennt bewusst keine Produktnamen, weil sich der Markt schneller ändert als die Kriterien.
Warum Funktionslisten der schlechteste Maßstab sind
Jeder Anbieter schreibt heute Aktensuche, Recherche, Entwurf und DSGVO-Konformität auf die Website. Diese Begriffe beschreiben eine Absicht, keine Eigenschaft. Zwei Systeme mit identischer Funktionsliste können sich darin unterscheiden, ob Ihre Akten das Haus verlassen, ob eine Antwort belegt wird und ob im Störungsfall jemand ans Telefon geht.
Der zweite Grund ist praktischer Natur: Funktionen lassen sich vorführen, Eigenschaften nicht. Eine Demonstration zeigt immer den Fall, der funktioniert. Schriftliche Antworten auf präzise Fragen zeigen, was der Anbieter zuzusagen bereit ist, und genau das zählt später.
Vier Fragen zu den Daten
Diese vier Fragen entscheiden, ob das System berufsrechtlich überhaupt in Frage kommt:
- Wo werden unsere Dokumente verarbeitet und wo gespeichert? Gute Antwort: konkreter Ort und Rechtsträger. Ausweichende Antwort: „in der EU“ ohne weitere Angabe.
- Wer hat technisch Zugriff auf unsere Inhalte, und wie ist das protokolliert? Gute Antwort: benannte Rollen, Protokollierung, Nachweis auf Anforderung.
- Werden unsere Inhalte für Training oder Verbesserung verwendet? Gute Antwort: ein klares Nein mit Verweis auf die vertragliche Stelle, nicht auf eine Einstellung im Konto.
- Was passiert mit den Daten bei Vertragsende? Gute Antwort: Exportformat, Löschfrist, Löschnachweis, Umgang mit Sicherungskopien.
Vier Fragen zur Antwortqualität
Hier trennt sich ein Arbeitsmittel von einer Spielerei. Fragen Sie nicht, ob das System gut ist, sondern wie es sich verhält, wenn es etwas nicht weiß:
- Trägt jede Aussage eine Fundstelle mit Dokument und Seite oder Paragraf? Ohne das ist jede Antwort vollständig nachzurecherchieren.
- Was tut das System, wenn es im Bestand keine Grundlage findet? Gute Antwort: Es sagt das ausdrücklich. Ein System, das immer antwortet, erzeugt Prüfaufwand statt ihn zu sparen.
- Kann es Zeitstände unterscheiden, also die Fassung zu einem Stichtag? Bei steuerlichen und verfahrensrechtlichen Fragen ist das keine Zusatzfunktion, sondern Bedingung.
- Dürfen wir vor der Entscheidung mit unseren eigenen Akten testen? Gute Antwort: ja, mit einem abgegrenzten Bestand. Wer nur Demodaten zeigt, zeigt nichts über Ihre Kanzlei.
Vier Fragen zum Anbieter
Der dritte Block wird am häufigsten weggelassen und am teuersten, wenn er fehlt:
- Wer ist im Störungsfall erreichbar, und innerhalb welcher Frist? Gute Antwort: eine benannte Kontaktstelle und eine Reaktionszeit im Vertrag, nicht auf der Website.
- Wie kommen Aktualisierungen ins System, und wie oft? Gute Antwort: ein beschriebener Weg, auch wenn er umständlich ist. Wer keinen dauerhaften Fernzugriff hat, braucht einen geplanten Rhythmus.
- Wer kann den Betrieb übernehmen, wenn Sie ausfallen? Gute Antwort: eine Betriebsdokumentation, die ein fremder IT-Dienstleister anwenden kann. Details dazu im Beitrag Was passiert, wenn der Anbieter ausfällt.
- Können wir mit einer bestehenden Kundenkanzlei sprechen? Bei jungen Anbietern lautet die ehrliche Antwort manchmal, dass es noch keine Referenz gibt. Auch das ist eine verwertbare Auskunft, solange sie offen kommt.
Wie Sie die Antworten vergleichbar machen
Schicken Sie allen Anbietern denselben Fragenkatalog per E-Mail und bitten Sie um schriftliche Antwort. Das kostet Sie eine halbe Stunde und spart mehrere Termine. Legen Sie die Antworten anschließend in einer einfachen Tabelle nebeneinander, eine Zeile je Frage. Auffällig wird dabei weniger, wer die beste Antwort gibt, sondern wer bei welcher Frage unscharf wird.
Bewerten Sie die drei Blöcke nicht gleich. Die Datenfragen sind Ausschlusskriterien: Wer sie nicht sauber beantwortet, fällt raus, unabhängig vom Preis. Die Qualitätsfragen entscheiden über den Nutzen im Alltag. Die Anbieterfragen entscheiden darüber, wie teuer ein Fehlgriff wird.
Der Reihenfolge-Fehler, der die meiste Zeit kostet
Die häufigste Reihenfolge in Kanzleien lautet: Anbieter ansehen, dann überlegen, wofür man das System nutzen könnte. Das führt zu Systemen, die nach drei Monaten niemand mehr öffnet. Die tragfähige Reihenfolge ist umgekehrt: erst den konkreten Engpass benennen, meist die Suche im eigenen Aktenbestand, dann die Datenfrage klären, und erst danach Anbieter ansehen. Welche Aufgabe zu welchem Werkzeug passt, ordnet der Beitrag KI für Anwälte: die Einsatzfelder 2026.
Für die Kostenseite lohnt eine eigene Rechnung über drei Jahre statt eines Blicks auf den Monatspreis, die Zahlen dazu stehen unter Was kostet KI in der Kanzlei wirklich. Und wenn Sie vor dem Fragenkatalog erst einmal wissen wollen, wo Ihre Kanzlei heute steht, liefert der Kanzlei-Check die Standortbestimmung: zehn Fragen, drei Minuten, Ergebnis sofort.
Häufige Fragen
Welches Kriterium ist bei der Auswahl das wichtigste?
Wohin die Mandantendaten fließen. Alle anderen Kriterien lassen sich später nachbessern, die Datenfrage nicht: Sie entscheidet, ob das System mit der Verschwiegenheitspflicht nach § 9 RAO beziehungsweise § 80 WTBG 2017 überhaupt vereinbar ist. Deshalb gehört sie an den Anfang der Prüfung und nicht ans Ende.
Sollen wir mehrere Anbieter parallel testen?
Zwei genügen, mehr bindet zu viel Zeit im Haus. Wichtig ist, beiden denselben Aktenausschnitt und dieselben Testfragen zu geben, sonst vergleichen Sie Eindrücke statt Ergebnisse. Zwanzig Fragen mit bekannter Antwort sind ein brauchbarer Maßstab.
Was tun, wenn ein Anbieter noch keine Referenzkanzlei hat?
Das ist bei jungen Anbietern normal und kein Ausschlussgrund, solange es offen gesagt wird. Verlangen Sie dann Ersatzbelege: einen Test mit echten Akten, schriftliche Zusagen zu Daten und Ausstieg und eine kurze Frist, nach der Sie ohne Kosten aussteigen können. Was Sie nicht akzeptieren sollten, sind angedeutete Referenzen ohne Namen.
Lohnt sich eine formale Ausschreibung?
Für eine typische Kanzlei nicht. Ein schriftlicher Fragenkatalog an zwei oder drei Anbieter erreicht dasselbe mit einem Bruchteil des Aufwands. Entscheidend ist nur, dass alle dieselben Fragen bekommen und schriftlich antworten.