Was passiert mit der Kanzlei-KI, wenn der Anbieter ausfällt?
Fällt der Anbieter einer Kanzlei-KI aus, entscheidet vor allem eines darüber, wie schlimm es wird: wo die Daten liegen. Bei einer Cloud-Lösung endet der Zugriff mit dem Vertrag, weil Dokumente, Suchindex und Verläufe beim Anbieter liegen; im Insolvenzfall zählt allein, was der Vertrag über Export und Löschung sagt. Bei einer Lösung auf einem Server in der Kanzlei bleiben Hardware, Dokumente und Index im Haus, das System arbeitet zunächst weiter, aber ohne Anbieter gibt es keine Updates, keine Fehlerbehebung und keinen Support mehr.
Dieser Beitrag beschreibt beide Szenarien konkret, benennt die vier Punkte, die vor der Unterschrift geklärt sein müssen, und geht auf die Frage ein, die gerade bei kleinen, inhabergeführten Anbietern zu Recht gestellt wird: Was passiert, wenn die eine Person hinter dem Produkt ausfällt?
Warum die Frage bei KI schwerer wiegt als bei anderer Software
Ein Textverarbeitungsprogramm können Sie wechseln, ohne etwas zu verlieren; die Dateien bleiben lesbar. Bei einer KI ist das anders, weil zum Programm ein zweiter Bestandteil gehört: der aufbereitete Bestand. Ihre Akten sind zerlegt, indexiert und in eine durchsuchbare Struktur überführt worden. Diese Aufbereitung ist Arbeit, oft Wochen davon, und sie ist im Zweifel an das System des Anbieters gebunden.
Dazu kommt die Rechtslage. Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 9 RAO beziehungsweise § 80 WTBG 2017. Bei einem Anbieterwechsel oder einer Insolvenz muss die Kanzlei belegen können, dass diese Daten nicht bei einem Dritten liegen bleiben, sondern gelöscht wurden. Ohne vertragliche Regelung ist dieser Nachweis kaum zu führen.
Was im Ernstfall tatsächlich zählt
Vier Ebenen, die man sauber auseinanderhalten sollte, weil sie unterschiedlich schnell und unterschiedlich schmerzhaft wegbrechen:
- Die Daten: Ihre Dokumente. Wenn sie ohnehin in der Kanzlei liegen und die KI nur darauf zugreift, ist diese Ebene unkritisch. Liegen sie beim Anbieter, ist sie die dringendste.
- Der Betrieb: Läuft das System ohne Anbieter weiter? Eine lokale Installation läuft weiter, solange die Hardware läuft. Ein Cloud-Zugang endet mit der Rechnung.
- Die Wartung: Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung, neue Gesetzesstände. Diese Ebene bricht in beiden Modellen weg und ist der eigentliche Grund, warum man sich nicht endlos ohne Anbieter behelfen kann.
- Die Weiterentwicklung: neue Funktionen, neuere Modelle. Das ist die am wenigsten dringende Ebene, aber die, die über zwei bis drei Jahre entscheidet, ob das System noch konkurrenzfähig ist.
Cloud-Ausfall und On-Premise-Ausfall sehen unterschiedlich aus
Beim Cloud-Anbieter ist der Ausfall abrupt: Ein Login funktioniert oder nicht. Zwischen Insolvenzeröffnung und Abschaltung liegen im ungünstigen Fall Tage. Was Sie retten können, hängt daran, ob der Vertrag ein Exportformat und eine Aufbewahrungsfrist nennt, und ob Sie den Export vorher einmal getestet haben. Ein Exportknopf, den nie jemand gedrückt hat, ist kein Beleg.
Bei einer Lösung im Haus ist der Ausfall schleichend: Das System läuft weiter, aber es altert. Nach einigen Monaten fehlen Sicherheitsupdates, nach einem Jahr sind Gesetzesstände veraltet. Das gibt der Kanzlei Zeit, geordnet zu wechseln, statt in Panik zu exportieren. Voraussetzung ist, dass ein anderer IT-Dienstleister den Betrieb übernehmen kann, und dafür braucht er Dokumentation, keine guten Absichten.
Vier Punkte, die vor der Unterschrift geklärt sein müssen
Diese vier Fragen sollten Sie schriftlich beantwortet bekommen, nicht im Gespräch:
- Wo liegen die Originaldokumente und der Index? Wenn beides im Haus liegt, ist die Hälfte des Problems gelöst, bevor es entsteht.
- In welchem Format bekommen wir die Daten heraus, und wie lange dauert das? Nennen Sie sich ein Format, und lassen Sie den Export einmal im Testbetrieb durchführen.
- Wer kann den Betrieb übernehmen, wenn Sie ausfallen? Gefragt ist eine Betriebsdokumentation, die ein durchschnittlicher IT-Dienstleister lesen und anwenden kann.
- Was passiert mit unseren Daten beim Anbieter nach Vertragsende? Löschfrist, Löschnachweis, und was mit Sicherungskopien geschieht.
Die Frage nach der Person, nicht nur nach der Firma
Bei kleinen, inhabergeführten Anbietern kommt eine Frage dazu, die größere Häuser nicht beantworten müssen: Was passiert bei längerer Krankheit oder wenn diese eine Person aufhört? Die Frage ist berechtigt, und sie sollte offen gestellt werden. Ein Anbieter, der sie wegdrückt, hat sie sich nicht gestellt.
Umgekehrt ist Größe allein keine Sicherheit. Auch große Anbieter stellen Produkte ein, verkaufen Geschäftsbereiche oder ändern die Preisstruktur, und eine Kanzlei hat dann genauso wenig Einfluss. Der belastbare Unterschied liegt nicht in der Mitarbeiterzahl, sondern darin, wie viel die Kanzlei im Ernstfall selbst in der Hand hat. Wir bei Verlass sind ein kleiner Anbieter in Tirol, uns trifft diese Frage genauso. Unsere Antwort darauf ist die Bauweise: Hardware und Daten bleiben Eigentum der Kanzlei, und die Betriebsdokumentation liegt so vor, dass ein anderer IT-Dienstleister den laufenden Betrieb übernehmen kann.
Wie Sie das im Testbetrieb prüfen
Ein Testbetrieb ist der einzige Zeitpunkt, an dem Sie diese Zusagen ohne Kosten überprüfen können. Drei Übungen genügen: Lassen Sie sich einmal den vollständigen Datenexport zeigen und öffnen Sie die Dateien selbst. Lassen Sie Ihren eigenen IT-Dienstleister eine Stunde auf die Betriebsdokumentation schauen und sagen, ob er damit arbeiten könnte. Und lassen Sie sich schriftlich geben, was am Ende eines Tests mit den Daten passiert.
Wenn Sie vorher sortieren wollen, welche Fragen für Ihre Kanzlei überhaupt die wichtigsten sind, hilft der Kanzlei-Check: zehn Fragen, drei Minuten, Ergebnis sofort. Die weiteren Auswahlkriterien stehen im Beitrag KI-Anbieter für Kanzleien vergleichen.
Häufige Fragen
Was passiert mit unseren Daten, wenn der KI-Anbieter insolvent wird?
Das hängt davon ab, wo die Daten liegen. Bei einer lokalen Installation bleiben Dokumente und Index in der Kanzlei und sind von der Insolvenz nicht betroffen. Bei einer Cloud-Lösung liegen sie beim Anbieter, und es zählt allein, was der Vertrag über Exportformat, Fristen und Löschung regelt. Diese Regelung sollte vor Vertragsschluss stehen, nicht danach verhandelt werden.
Läuft eine lokale KI ohne den Anbieter weiter?
Ja, technisch zunächst schon, weil Software und Daten auf dem Server in der Kanzlei liegen. Was wegfällt, sind Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung und aktualisierte Gesetzesstände. Das verschafft der Kanzlei Zeit für einen geordneten Wechsel, ist aber keine Dauerlösung.
Ist ein Einzelunternehmen als KI-Anbieter ein Risiko?
Ja, das ist ein echtes Risiko, und man sollte es benennen statt beschwichtigen. Entscheidend ist, wie es abgefedert wird: Liegen Daten und Hardware bei der Kanzlei, gibt es eine Betriebsdokumentation, die ein anderer IT-Dienstleister anwenden kann, und ist der Ausstieg vertraglich geregelt? Sind diese drei Punkte erfüllt, ist der Schaden im Ernstfall begrenzt. Fehlen sie, ist auch ein größerer Anbieter kein Trost.
Was gehört in eine brauchbare Ausstiegsdokumentation?
Aufbau und Konfiguration des Systems, Zugangsdaten und deren Verwahrung, das Sicherungskonzept mit Wiederherstellungsanleitung, das Datenformat des Bestands und eine Beschreibung der laufenden Wartungsaufgaben. Als Prüfmaßstab gilt: Ein IT-Dienstleister, der das System nicht kennt, muss damit den Betrieb aufnehmen können.